Breve introducción a la documentación informativa
Resumen:
El objetivo es exponer una breve investigación acerca de la documentación informativa: sus comienzos, el desarrollo de la disciplina y los cambios que va experimentando a medida que aparecen nuevos tipos de fuentes informativas (como las bases de datos en Internet, por ejemplo) así como las aplicaciones que tiene la documentación informativa (especialmente las relacionadas con el periodismo).
Palabras clave:
documento, información, proceso documental, sistemas de información, archivos, bibliotecas centros de documentación, inventarios, catálogo, base de datos.
Introducción:
Los periodistas no siempre pueden estar presentes en el momento en que se producen los acontecimientos, sí en el caso de acontecimientos previsibles, como una conferencia o una rueda de prensa, sin embargo la mayoría de los acontecimientos son imprevisibles, en estos casos la misión del periodista es buscar y reunir la información necesaria para la elaboración de la pieza informativa. Es en este punto donde entra el tema de la investigación. La documentación se encarga de reunir y organizar distintos tipos de fuentes informativas de manera que sean de fácil acceso para aquel que desee buscar dicha información. El resultado del proceso de documentación se plasma en los archivos o bancos de datos (en soporte físico o digitales) , a los que el periodista podrá acceder.
Concepto, principios y antecedentes:
La documentación informativa ha evolucionado de forma muy irregular a lo largo de la historia, con un salto importante en el Siglo XX debido a la llegada de Internet.
En 1895 Henri La Fontaine y Paul Otlet deciden crear el instituto Nacional de Bibliografía, su objetivo era crear una organización sistemática de la documentación siguiendo una serie de principios, la creación de una ciencia. El desarrollo de la disciplina será profundamente influido por la aparición en aumento de Academias, revistas científicas y periódicos así como el uso de la fotografía, el cinematógrafo, el telégrafo o la radiodifusión. Estos incrementarán de forma exponencial la información circulante. El fin de la documentación informativa será reunir y organizar esta información.
La documentación informativa recibe un impulso con la aparición en los años treinta de periodismo explicativo o interpretativo y su posterior consolidación. El lector rechaza textos en los que tenga que buscar el mismo la información, prefiriendo aquellos contextualizados, que ayuden a comprender <<rechaza una información vacía de significado que no explica lo que acontece. Es entonces cuando la documentación informativa aparece como imprescindible>>.
Con la llegada de la fotografía, la radio, la televisión y mas tarde Internet cambian los soportes en los que se almacena la información. Anteriormente, y a pesar del aumento de la producción de libros, su organización era mas sencilla, los documentos y libros eran organizados en archivos o bibliotecas. Las bases de datos, de soporte digital, duplican la memoria y permiten la conservación de una cantidad ingente de información que trasciende con mucho la capacidad de almacenamiento de archivos o bibliotecas, sin embargo son también un arma de doble filo, Gabriel Galdón en su libro Principios operativos de la Documentación periodística afirma que este método de almacenamiento <<empobrece el concepto de información, al reducirlo al puro dato, acentúan la redundancia característica de la información y favorecen la centralización>>.
Son numerosos los estudios que alertan sobre el aumento descontrolado de la
información en Internet, a menudo extraída de fuentes poco fiables o de ínfima calidad: el término infoxicación está cada vez mas extendido, y no es para menos, el uso acrítico de esta información elimina la posibilidad de una <<información periodística veraz, completa y equilibrada>>.
Características de la información en la actualidad:
La información de actualidad es un concepto que empleamos para englobar la información obtenida a través de actividades políticas, económicas, sociales y culturales del ser humano. En periodismo se traduce en la contextualización de una noticia dentro del panorama actual, es decir, conectándola con los temas mencionados anteriormente. De esta manera todas las noticias estarían, de una u otra forma, relacionadas inevitablemente entre si.
La información documentada debe apoyarse menos en la opinión, debe ser investigada, explicada, precisa y por lo tanto objetiva. Sin embargo esto no siempre puede cumplirse, la importancia dada a la premura o a la hora de cierre dentro de los medios de comunicación pueden provocar que la información emitida nunca haya sido debidamente contrastada. Esto sucede a menudo con noticias con una única fuente, las obtenidas de agencias de prensa por ejemplo. El exceso de fuentes puede ser también una tara para la emisión de información objetiva, así como la sobrecarga de información.
Características de la información de actualidad:
-Coincidencia episódica: mismas noticias, ofrecidas por los mismos medios en horarios similares, provocando monotonía, así como una interpretación coincidente.
-Redundancia cíclica: acontecimientos que suceden con cierta periodicidad, por lo que son previsibles para ser documentados.
-Efecto Mateo: <<Muchos son los llamados y pocos son los elegidos>> unos pocos personajes captan la atención de los medios, que atienden a los índices de audiencia, con el consiguiente desequilibrio en cuanto al tratamiento de información referido a personas.
-Multiplicidad de soportes: teletipos, noticias impresas, comunicados de prensa etc.
-Fragmentación del mensaje: debido al ritmo de captación de los acontecimientos diferente al de la publicación o edición de los medios, dificultando el proceso de selección y el análisis documental.
-Latencia: la información con fecha de caducidad, sin embargo cualquier hecho puede reaparecer y devolver el protagonismo al personaje independientemente de su antigüedad.
-Documentos compuestos: los textos con fotografías o gráficos, por ejemplo, plantean dificultades para su organización documental.
-Ley del mínimo esfuerzo: premura del tiempo con el que se suele trabajar, información incompleta o no contrastada.
-Estratificación de usuarios y usos: se trabaja para usuarios muy diferentes en su especialización y objetivos.
-Relatividad del significado: los documentos informativos cambian su significado en diferentes contextos y admiten interpretaciones diversas por parte de los usuarios, lo que los hace polivalentes.
Una característica mas a tener en cuenta es la omisión, por parte de los medios de comunicación, de información ya sea voluntaria o involuntariamente.
Funciones y finalidad:
El propósito que perseguía la documentación informativa en sus inicios no difiere del actual, se reduce básicamente a la recopilación de datos de todo tipo de fuente y soporte: libros, artículos de revista, cintas de vídeo, casetes...en definitiva archivos tanto de audio, como de vídeo, imágenes (fotografías principalmente) o textos (en soporte físico o digital). Toda esta información debe ser analizada, contrastada, desechando aquella innecesaria e inútil y reorganizad, de manera de aumentar en lo posible la facilidad para que el público acceda a dicha información.
Para Otlet y La Fontaine la finalidad de la documentación informativa consiste en facilitar la recuperación y uso de documentos por los usuarios, así como garantizar la conservación de estos documentos. También la generación de documentos secundarios a partir de los originales: inventarios, catálogos y bases de datos.
Centro de documentación en un medio: función, características y finalidad:
La documentación en los medios es el conjunto de bienes y servicios que proporcionan los departamentos de documentación en las empresas periodísticas así como los bienes y servicios que producen y comercializan empresas especializadas.
Para caracterizar la documentación en los medios debemos examinarla desde tres perspectivas: como disciplina (estudio de la naturaleza, diseño y utilización de los sistemas de información documental), como profesión (aplicado a los medios de comunicación social) o como sector económico (para el almacenamiento, conservación, representación, recuperación y difusión de informaciones creadas por los medios de comunicación social).
Las funciones principales de la documentación dentro de la creación de la noticia en los medios son: la calidad, la creatividad y la rentabilidad.
Para resumir:
1. La intensidad del uso de sistemas de información documental (internos o externos) en los medios mantiene una estrecha correlación con la calidad de la producción periodística, tanto en el mundo de la prensa escrita como en el mundo de los audiovisuales.
2. La información retrospectiva es uno de los componentes fundamentales para que los medios de comunicación puedan superar la noción estrecha y empobrecedora de la noticia como acontecimiento puntual. Sin esa superación, los medios difícilmente pueden cumplir con una de sus funciones principales: la vigilancia del entorno y la defensa de los intereses de los ciudadanos.
3. La tendencia a la digitalización y la puesta en línea de la cultura producirá cambios importantes en la Documentación en los medios, los más importantes de los cuales, probablemente, serán: importancia creciente de los sistemas de información documentales en los procesos de producción de las empresas con distintas plataformas e importancia creciente de la Investigación en línea en el currículum profesional de los documentalistas.
4. Desaparecerá, progresivamente, la necesidad de los centros de documentación de prensa de mantener colecciones de documentos de producción ajena. En su lugar, aparecerán centros de documentación virtuales donde deberán gestionarse la base de datos con la producción propia, colecciones de recursos digitales y de acceso a distribuidores de información digital.
5. Se producirá una confluencia de distintas especialidades de la documentación periodística, la documentación audiovisual, la museística y la archivística que conducirá a la emergencia de un nuevo campo de estudios, la Documentación cultural y a un nuevo profesional especializado en la documentación al servicio de la producción cultural.
Bibliografía:
http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Codina.pdf
http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema14.htm
http://cv2.usc.es/mod/resource/view.php?id=11436
Galdón López, Gabriel: El Servicio de documentación en prensa: funciones y métodos, Barcelona, Mitre, 1986
